Comparaison Airtable VS Google Sheet

Pour commencer, il faut introduire les deux outils.

La manière dont il se qualifient est déjà différente et nous indique les usages auxquels ils pourront ou non être destinés.

Airtable est une plateforme d’édition de bases de données.
Google Sheets est une plateforme d’édition de feuilles de calcul.

Quelle différences entre une feuille de calcul et une base de données ?

Qu’est-ce qu’une feuille de calcul ? (Spreadsheets)

Une feuille de calcul est une table (ou grille) d’informations de toutes natures (données industrielles, scientifiques, commerciales, comptables, financières, statistiques, données de métiers, etc.).

Une feuille de calcul, ce sont donc les « tableaux » que vous manipulez dans Google Sheets ou Excel.

Ce sont des grandes grilles composées de lignes et de colonnes qui définissent des cellules.

D’un point de vue purement technique, chaque cellule est totalement indépendante des autres et vous pouvez donc stocker des éléments totalement libres, sans aucune structure.

En pratique cependant, les utilisateurs ont plutôt tendance à organiser les cellules selon un structure qu’ils définissent.

Rien n’empêche cependant de stocker votre liste de courses juste en dessous de votre comptabilité.

Cette liberté, c’est donc une des grandes forces des tableurs mais c’est également une de ses faiblesses car il est par définition non-structurant.

Qu’est-ce qu’une base de données ? (Database)

Une base de données permet de stocker et de retrouver des données structurées, semi-structurées ou des données brutes ou de l’information, souvent en rapport avec un thème ou une activité ; celles-ci peuvent être de natures différentes et plus ou moins reliées entre elles.

La structure des bases de données est rigide et composée de tables.

Chaque table représente un « type » de données précise : Clients, Produits, Factures, …

Ces tables sont ensuite reliées entre elles; un client est « lié » à plusieurs factures, une facture est « liée » à plusieurs produits, etc. Cet aspect relationnel est justement la force des bases de données car il permet d’éviter le double encodage.

Quels sont les avantages d’une base de données ?

Les bases de données sont idéales pour stocker des données structurées, notamment pour les raisons suivantes :

• encourage la saisie de données précises
• les bases de données relationnelles sont plus efficaces que les listes de « fichiers plats », car vous pouvez éliminer la saisie de données redondantes.
• centraliser toutes les données de votre entreprise (plutôt que d’avoir 25 fichiers excel différents)
• faire de l’analyse de données : trouver tous les clients qui ont commandé pour plus de 2000 euros pendant l’année 2021

Pourquoi passer de Google Sheet à Airtable ?

Si les raisons ci-dessous vous parlent, il serait peut-être bon d’envisager une migration.

Quand passer de Google Sheet à Airtable ?

• Vous manipulez beaucoup de fichiers Google Sheet/Excel simultanément
• Vous faites du copier coller entre ces fichiers
• Certaines informations sont dupliquées entre les fichiers (et vous n’êtes pas toujours sur que l’information est à jour)
• Vous travaillez à plusieurs sur les fichiers Excel et parfois, la collaboration devient difficile
• Vous souhaiteriez avoir un historique de QUI a modifié QUOI
• Vous souhaiteriez pouvoir automatiser facilement certaines actions
  • Ex : e-mail de confirmation à un client, e-mail récapitulatif, etc

Conclusion

Quand une activité prend de l’ampleur, les fichiers Google Sheets montrent rapidement leurs limites.

Une règle de base est que : si vous êtes satisfait de votre système actuel, n’en changez pas.

Si par contre, vous avez le sentiment qu’utiliser un tableur est limitant pour votre activité, le passage à une base de données structurée, propre et centralisée pourrait être la solution à vos problèmes.

Nous proposons ce type de prestation pour vous afin de vous accompagner dans :

• l’importation de vos fichiers Excel
• la re-structuration sous forme de base de données
• des conseils sur les meilleures pratiques

Si c’est quelque chose qui vous intéresse, n’hésitez pas à vous rendre directement sur notre page de service de consulting Airtable.