Beaucoup de nos clients nous demandent comment lier Airtable à Google Drive.
Dans les faits, même si Airtable permet de stocker des pièces jointes, il est souvent trop limité et ce, pour plusieurs raisons.

¹Pourquoi lier Airtable avec Google Drive ?

• Les pièces jointes ne sont pas structurées (pas organisables sous forme de « dossiers »)
• Les pièces jointes stockées dans Airtable sont difficilement accessibles par d’autres services
  • Alors qu’à l’inverse, presque tous les services ont une intégration facile vers Google Drive, vous sélectionnez votre fichier et c’est parti.
• Vous avez parfois besoin de partager ces fichiers avec des clients, laisser vos clients/partenaires uploader des fichiers, etc
• Bref, un tas de raisons qui justifient l’utilisation de Google Drive comme « hebergeur » de vos fichiers.

²A quoi faire attention

Les points d’attention :

• Quand souhaitez-vous « créer » ce dossier initialement ?
  • Quand le record atteint un certain « statut » ?
  • Quand il entre dans une vue ?
  • Dès sa création ?
    
• Comment souhaitez-vous nommer ce dossier ?
  • Il faut que votre champ nom soit complet au moment où vous allez générer le dossier
  • Je vous conseille donc de faire une vue spécifique afin de ne récolter que les records qui ont un « nom de dossier » complet.

³Notre solution : AirDrive

Nous avons développé une solution permettant de créer un dossier Google Drive pour chaque ligne créée dans une table Airtable.

Fonctionnalités :

• Activer/désactiver les tables pour lesquels les records doivent avoir un dossier Google Drive
• Bouton sur la ligne permettant d’ouvrir immédiatement le dossier dans Google Drive
• Fichiers uploadés dans Airtable vont directement s’uploader dans le Google Drive correspondant
• Gestion de la structure des dossiers

⁴ Présentation

Bouton avec lien vers le dossier Google Drive correspondant

Uploadez un fichier dans Airtable et il se retrouve immédiatement dans Google Drive (avec suppression ou non de la pièce jointe dans Airtable)

Copie automatique des URLs. Collez un ou plusieurs liens dans une zone de texte et Airdrive va télécharger les fichiers dans le dossier Google Drive correspondant

Création conditionnelle des dossiers. AirDrive ne crée que les dossiers qui correspondent à certaines conditions.

Exemple ici : ne crée un dossier que pour les records dont le statut est différent de « Todo »

Dès que le statut change, le dossier est créé

⁵ Vous voulez intégrez Google Drive dans votre base Airtable ?

Inscrivez-vous sur le formulaire ci-dessous et je vous recontacterai.